Informasi Student Mobility di University of Borås, Swedia

Timeline Sebelum Keberangkatan

1. ENAM BULAN sebelum keberangkatan (Juli)

• • Melakukan preliminary experiment dan literature review mengenai topik penelitian
  • Melakukan finalisasi topik dan menyicil rancangan desain penelitian

2. EMPAT BULAN sebelum keberangkatan (September)

• • Menyiapkan TOEFL score dan transkrip nilai dalam bahasa inggris
  • Mendaftarkan student exchange program ke Boras University (Apply TransIT Boras University)
  • Meminta admission letter dan health insurance dari International Office Boras University
  • Meminta invitation letter dan scholarship statement dari Professor Boras University
  • Membeli asuransi perjalanan Schengen
  • Membuat resident permit dengan mendaftar online di Migration Sverket
  • Dosen pembimbing (Bu Wikan) menghubungi pihak University of Borås (Linn Hultgren) melalui email untuk mengabarkan nama dan kontak mahasiswa yang akan berangkat mengikuti student exchange

3. TIGA BULAN sebelum keberangkatan (November atau Desember tergantung housing)

• • Submit registrasi untuk residence permit dan menunggu application decision dari Migrasi Swedia
  • Menerima kabar dari migrasi untuk mengisi kembali kelengkapan dokumen. Misalnya kurang lengkap tanda tangan di passport. So, make sure sebelum di submit, kelengkapan dokumen sudah perfect, kalau tidak akan disuruh melengkapi dan membutuhkan waktu lama lagi.
  • Pihak migrasi sudah selesai pengecekan dokumen dan meminta kita untuk datang ke Kedutaan di Jakarta
  • Booking appointment untuk biometric dan pengecekan passport di Kantor Kedutaan Swedia di Jakarta.
  • Datang ke kedutaan dengan membawa paspor sesuai dengan appointment
  • Residence permit sudah officially granted
  • Tiket pesawat(Universitas menerima pilihan tanggal dan harga penerbangan keberangkatan dan kepulangan).

4. DUA BULAN sebelum keberangkatan:

• • Menerima insurance certificate dari University of Borås

5. SATU BULAN sebelum keberangkatan:

• • Memesan student housing (bostader) di Distansgatan, memberi email kepada housing untuk melakukan late rent payment di bulan Januari karena belum menerima scholarship fund
  • Mengambil resident permit di kedutaan (Jakarta)
  • Menghubungi mahasiswa Indonesia di University of Borås mengenai barang turunan dari mahasiswa exchange sebelumnya

6. SATU MINGGU sebelum keberangkatan:

• • Menerima student account dan harus registrasi student account untuk registrasi courses di University of Borås
  • Menghadap ke Dekan, Bu Wikan dan Bu Ria untuk pamit
  • KONFIRMASI dengan staf yang ditugaskan, baik UGM maupun universitas tujuan bahwa semua hal sudah selesai diurus dan akan berangkat SESUAI JADWAL YANG TELAH DITENTUKAN.

Dokumen

1. Dokumen Administrasi Akademik UGM:

• • Transkrip sementara dalam Bahasa Inggris

2. Dokumen Administrasi Universitas Tujuan:

• • Admission letter
  • Health insurance
  • Invitation letter
  • Scholarship statement

3. Visa Negara Tujuan

• • Pengurusan Visa
    • Waktu pengurusan sebelum keberangkatan: September awal dengan estimasi selesai 3 bulan
    • Berkas yang diperlukan:
      • Paspor
      • Form Aplikasi (Apply online): English – Migrationsverket
      • Admission letter
      • Health insurance
      • Invitation letter
      • Scholarship statement
      • Foto yang dibutuhkan untuk pengurusan visa (Akan dilakukan foto dan biometrik di kedutaan)
      • Biaya Berkas (Rp6.018.000,00 = untuk 2 orang)
    • Jenis visa: Resident Permit for studies
  • Perpanjangan Visa
    • Bisa mengunjungi laman berikut: Extending a residence permit – Migrationsverket

4. Keuangan

• • Mata uang
    • Mata uang yang digunakan : Swedish Kronor (kr)
    • Exchange rate Rupiah : 1 kr = Rp1.568 (kurs dapat berubah sewaktu-waktu)
    • Penukaran uang : Bankomat, forex
    • Note: scholarship payment diberikan dalam bentuk cashcard seperti flash card BCA yang bisa dipakai untuk menarik uang cash dan transaksi kecuali transfer. Scholarship diberikan dalam mata uang kr.
  • Rekening dan ATM
    • Tidak memungkinkan untuk membuka rekening di Swedia karena limitasi dari regulasi. (informasi lebih lanjut: The Real Struggle: Getting a Swedish ID & Bank Account (studyinsweden.se))
    • Bank yang disarankan untuk membuka rekening baru: Bank di Indonesia → Jenius, BCA Blue, Wise
    • Mayoritas pembayaran dilakukan secara cashless melalui card/swish (swish mirip seperti gopay dan tap cash system tetapi tidak bisa digunakan karena tidak memiliki bank account dan cashcard dari kampus tidak memiliki fitur itu)
    • Pengiriman uang dari Rupiah ke mata uang negara yang dituju menggunakan kartu bank dengan logo VISA/Mastercard

5. Dokumen lainnya

• • Biaya student housing: distansgatan 19 – 2.249 kr dari bulan Jan-May
  • Kartu mahasiswa Mecenat (diskon mahasiswa termasuk untuk transport dan beberapa toko); biaya gratis; daftar online; Välkommen | Mecenat
  • Optional membership: Erasmus student membership; informasi selengkapnya saat orientasi

Logistik & Travel

Logistik

1. Akomodasi

• • Distansgatan, jaraknya 2 km dari kampus,
  • Transportasi bisa menggunakan bus dengan biaya 550kr per bulan dengan memakan waktu 20 menit (kalo jalan memakan waktu 40 menit),
  • Fasilitas : dapur (stove, oven), kamar mandi jadi satu dengan yang lain

2. Transportasi

• • Pesawat yang digunakan Turkish airlines dengan rute: Jakarta – Istanbul – Gothenburg Landvetter (GOT) begitupula sebaliknya
  • Bandara ke Boras city: Dijemput dari universitas (mohon diemail untuk informasi lebih lanjut), taxi, flix bus atau vy4u bus, dijemput mahasiswa Boras university (tergantung availability dan kenalan telepon)
  • Transportasi: Bus (550 kr/bulan dengan student price, sifatnya optional tergantung kebutuhan), sepeda (beli karena tidak ada penyewaan), jalan kaki.

3. Telepon

• • SIM comviq, perbulan 5 GB seharga 145kr. Wifi menggunakan router di student housing dan wifi kamp

4. Packing

• • Tidak perlu adaptor universal karena bentuk di europe sama seperti di Indonesia
  • Setidaknya menyiapkan 1 pasang pakaian winter (termasuk jaket winter, sweater, long john, celana hangat, sarung tangan, syal, kaos kasi hangat, dan sepatu winter*) mengingat saat sampai musimnya winter (*optional karena bisa dibeli di Swedia atau ada peninggalan dari mahasiswa sebelumnya, bisa ditanyakan ke mahasiswa Indonesia di Boras Univesity)
  • Bisa menghubungi mahasiswa tahun lalu untuk lebih detail (ps: agar bisa diberikan list lengkap yang dibawa, tidak bisa di share secara umum mengingat ada beberapa barang yang personal)

5. Luggage untuk Turkish Airlines

• • Koper untuk bagasi: 40 kg,
  • Tas untuk di kabin: berat maksimal 8 kg, ukuran 115 cm, cairan (sampo, pasta gigi, dsb.) diperbolehkan tidak melebihi 5 ml per bungkus, obat-obatan, benda elektronik laptop, camera dll harus di kabin.
  • Tas pribadi: kartu identitas, dompet, paspor,

Travel

Informasi bisa didapatkan dari memfollow beberapa akun berikut:

• @ppiswedia
• @ppigotheburg
• @studyinsweden
• @tphp.ugm (check highlight or reels)
• Account mahasiswa tahun sebelumnya

Note: Tempat makan/toko di University of Borås